Pesquisa aponta que 71% dos funcionários compartilham dados confidenciais de empresas

No mundo todo, 71% dos funcionários – incluindo 84% no Brasil – admitem compartilhar dados corporativos confidenciais e de uso restrito através de plataformas de trabalho colaborativo e aplicativos de mensagem.

                                    O relatório Veritas – A ameaça oculta da colaboração profissional –, que entrevistou 12.500 funcionários em dez países, mostra que os dados expostos colocam as empresas em risco, tirando delas o controle sobre as suas próprias informações. No Brasil, o percentual de pessoas que salvam suas próprias cópias é maior do que nos EUA (71%), embora os que deletam seja similar (52%), havendo um risco maior de vazamento das informações. As duas abordagens podem expor as empresas a multas, violações de cláusulas de sigilo, perdas competitivas e danos de imagem e reputação.

                                    O compartilhamento destes dados confidenciais inclui informações sobre o cliente (23%), detalhes sobre questões de RH (22%), contratos (21%), planos de negócio (15%) e até resultados de testes de COVID-19 (21%); menos de um terço dos funcionários sugeriram que não haviam compartilhado qualquer coisa que pudesse ser comprometedora. A pesquisa também revela que, embora os funcionários usem ferramentas de colaboração para fechar negócios e processar pedidos, muitos simplesmente acreditam que não há registro formal das discussões ou do acordo. De fato, no Brasil, apenas 67% acreditam que as empresas estão salvando essas informações.

A transformação digital dos negócios impacta diretamente no controle de dados

                                    Existe um movimento de mercado agressivo na transformação digital, impulsionado principalmente após o início da pandemia de SARS-Covid-19; uma grande quantidade de negócios está sendo conduzida e operacionalizada de modo rotineiro em canais tecnológicos – como o Zoom, Teams, Hangout, Skype, Meet e WhatsApp, dentre tantos outros –, com uma lacuna normativa gigante.

                                    Os funcionários utilizam com liberdade, com pouco ou nenhum cuidado, e tampouco existem códigos de conduta, políticas de privacidade ou termos de sigilo para a utilização deste ambiente fortemente digitalizado, o que acaba gerando desvios de finalidades – utilização para conversas pessoais em ambientes de aplicativos corporativos – e violações de sigilo.

Mensagens instantâneas têm quase tanta confiança quanto o e-mail

                                    Ainda seguindo o relatório veritas, quando perguntados sobre quais métodos de comunicação fornecem a prova mais confiável de que um acordo é vinculativo, as respostas não parecem ser baseadas na capacidade das empresas de capturar a discussão como evidência:

• No Brasil, o e-mail ainda é visto como uma afirmação confiável de um acordo por 96%, seguido por mensagens com assinatura eletrônica e ferramentas de colaboração, 91,8% e 92,4% respectivamente. Aplicativos de mensagens instantâneas como o WhatsApp têm praticamente o mesmo nível de confiança de cartas, ambos com 94%.

Como recuperar o controle dos dados

• Padronize um conjunto de ferramentas de colaboração e de mensagens instantâneas para satisfazer as necessidades da empresa – isso limitará a disseminação descontrolada;

• Crie uma política de compartilhamento de informações e uma política de privacidade. Isso ajudará a controlar o compartilhamento de informações confidenciais;

• Treine todos os funcionários em relação às políticas e ferramentas implantadas. Isso ajudará a reduzir violações acidentais das políticas;

• Incorpore conjuntos de dados de colaboração e mensagens instantâneas na estratégia de gerenciamento de dados das empresas, usando soluções de eDiscovery e backup de dados. Isso permitirá que os usuários maximizem as ferramentas sem colocar a empresa em risco.

Você pode acessar o relatório em inglês aqui.